Protection des données personnelles

1 – Objet

Conformément à la réglementation française et européenne en vigueur, la Société LAW EASE collecte et traite des données personnelles concernant les visiteurs et utilisateurs dans le cadre de leur navigation sur le Site (voir notre politique de gestion des cookies) et/ou de leur souscription à ses offres et services (voir conditions générales de prestations afférentes). Les présentes conditions sont destinées à informer les utilisateurs de la politique et des pratiques de la société LAW EASE en matière de collecte, de traitement et protection des données personnelles communiquées, et de leur apporter toute information utile sur les modalités d’exercice de leurs droits.

2 – Consentement

En consultant le Site de la société LAW EASE ou en remplissant son espace personnel, chaque utilisateur accepte que ses données soient soumises aux présentes conditions d’utilisation.

3- Responsable du traitement

Les données personnelles collectées sont traitées par la société LAW EASE ainsi que par ses éventuels prestataires externes.

4 – Informations collectées

Les données collectées par LAW EASE sont en rapport direct avec son activité et sont limitées à ce qui est nécessaire à la passation et au suivi des commandes, à l’exécution des prestations, à la gestion de son activité, ainsi qu’à la collecte des paramètres et de l’historique de connexion (cookies).

Ces données sont limitées à l’identité, au statut et aux coordonnées de l’utilisateur ; aux conditions de règlement, aux éléments administratifs et financiers le concernant, ainsi que, le cas échéant, aux éléments du dossier confié.

Les données sans rapport direct avec l’activité ou les offres de service proposées, et notamment les données sensibles liées aux orientations personnelles, aux opinions, à la santé de l’utilisateur ne sont pas collectées.

L’utilisateur dispose d’un droit d’accès direct à ses données personnelles, afin notamment de les rectifier ou de les supprimer.

5 – Finalités

Les traitements de données personnelles réalisés par LAW EASE sont limités aux seuls besoins de son activité. LAW EASE ne réalise aucun traitement sans rapport direct avec son objet social et cette finalité.

Les traitements nécessaires à l’activité de LAW EASE sont ceux qui permettent le suivi des contrats et des commandes clients ; l’instruction et le suivi des dossiers confiés; le suivi et l’amélioration de la qualité́ de service ; le suivi, l’accompagnement et l’information des clients; la gestion de la facturation ; la prévention des fraudes et des risques de crédit ; le respect des obligations légales comptables et fiscales de LAW EASE.

Les données collectées auprès de chaque utilisateur – visiteur ne font l’objet d’aucun traitement automatique ou combiné, à l’exception des cookies.

Tout traitement déployé pour une finalité spécifique autre fera l’objet d’une information de l’utilisateur et du recueil préalable de son consentement.

L’utilisateur dispose du droit de demander la suppression ou la limitation des traitements réalisés.

6 – Conservation des données

Sauf durée de conservation plus courte liée à la finalité du traitement concerné, accessible auprès des services de LAW EASE, les données collectées sont conservées pendant une durée maximale de 5 ans. Elles sont donc supprimées passée une période d’inactivité de 5 ans du dossier de chaque utilisateur.

En tout état de cause, le temps de conservation des données par LAW EASE ne peut être inférieur à la durée nécessaire à l’exécution des services commandés, à la finalité du traitement spécifique concerné, ou aux délais de prescriptions légaux imposés à LAW EASE pour respecter ses obligations contractuelles, fiscales ou comptables.

7 – Sécurité des données personnelles

Conformément à la réglementation applicable à la protection des données personnelles, et dans la limite de sa spécialité et de ses compétences, LAW EASE maintient des mesures de sécurité physique, électronique et des procédures de sauvegarde en rapport avec la collecte, la conservation et la communication des informations personnelles de ses clients, et s’assure, dans la limite de ses pouvoirs d’investigation, que ses prestataires et partenaires présentent des garanties équivalentes. Les procédures de sécurité en vigueur peuvent conduire LAW EASE à demander à l’utilisateur une preuve de son identité avant de pouvoir communiquer ses informations personnelles.

8 – Stockage des données

Les données collectées par LAW EASE sont exclusivement stockées chez un prestataire informatique situé au sein de l’Union Européenne, présentant des garanties professionnelles, techniques et financières vérifiées et certifiées.

9 – Transfert des données

Les données collectées par LAW EASE ne font l’objet d’aucun transfert commercial à destination de tiers – sous-traitants. Les seuls transferts autorisés sont effectués pour les besoins de l’activité professionnelle de LAW EASE, à l’exclusion de toute autre finalité. Les transferts nécessaires à l’activité de LAW EASE sont ceux qui permettent d’assurer l’exécution des prestations commandées et la fourniture des services clients, le respect des obligations légales et administratives de LAW EASE, le suivi des clients, la gestion financière et comptable de l’activité.

Lorsque des données sont transférées, le destinataire est tenu, par mention contractuelle spéciale, de respecter les présentes conditions ainsi que la réglementation applicable, et a interdiction absolue d’utiliser les données transmises à des fins personnelles étrangères à l’activité de LAW EASE. LAW EASE ne réalise aucun transfert de données en dehors de l’Union Européenne.

10 – Obligations de LAW EASE

LAW EASE s’engage à ne pas collecter d’informations et de données personnelles sans rapport avec son activité et à ne réaliser aucun traitement qui ne serait pas nécessaire à cette activité.

LAW EASE s’engage à faire un usage responsable, précautionneux et respectueux des données collectées, conforme à la déontologie de la profession d’Avocats, et s’interdit toute collecte, toute utilisation détournée, et d’une manière générale, de tout acte susceptible de porter atteinte à la vie privée ou à la réputation des utilisateurs dont les données seront collectées.

LAW EASE s’engage à garantir la sécurité et la confidentialité des données collectées, et à ne pas les transférer ou les divulguer, sauf si leur communication est imposée par la loi ou par une autorité administrative ou judiciaire, si elle est nécessaire à l’exécution des accords conclus avec l’utilisateur ou au respect des Conditions générales de LAW EASE ; ou si elle est nécessaire à la protection des droits de LAW EASE ou des utilisateurs. Cette autorisation inclut l’échange d’informations avec d’autres entreprises et organisations dans un but de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.

Si les données personnelles collectées devaient être partagées ou transférées à un tiers, dans un cadre ou une finalité non prévue par les présentes conditions, LAW EASE s’engage à en informer préalablement les utilisateurs concernés afin de recueillir leur consentement, lesquels auront la possibilité de ne pas donner leur accord à un tel transfert.

En cas de mise en œuvre de tout nouveau traitement susceptible de présenter un risque majeur pour la protection des données personnelles des utilisateurs, LAW EASE s’engage à réaliser une étude d’impact de ce traitement avant son déploiement, afin de mettre en œuvre toute procédure de protection appropriée. LAW EASE s’engage également à en informer ses utilisateurs afin de recueillir leur consentement.

Dans l’hypothèse où un tiers non autorisé accèderait aux données personnelles conservées, LAW EASE s’engage à informer les utilisateurs concernés et à en référer à la Commission Nationale Informatique et Libertés dans les délais et conditions légales.

11 – Droits de l’utilisateur

Conformément à la réglementation applicable, chaque utilisateur dispose des droits suivants sur les données personnelles le concernant, dont il peut demander l’application.

Droit d’accès : l’utilisateur dispose d’un droit d’accès à ses données personnelles et peut en demander la communication à LAW EASE afin d’en prendre connaissance.

Droit à la rectification : l’utilisateur peut demander à LAW EASE la rectification de ses données afin de les actualiser ou de les modifier si elles sont inexactes.

Droit à l’effacement : l’utilisateur dispose d’un droit à l’oubli lui permettant de demander la suppression des données personnelles conservées par LAW EASE, si celles-ci ne sont pas nécessaires à la fourniture du service.

Droit d’opposition : l’utilisateur peut s’opposer à toute ou partie des traitements réservés à ses données, ou retirer son consentement à tout moment.

Droit à la limitation du traitement : l’utilisateur peut demander à LAW EASE de restreindre l’utilisation et le traitement de ses données personnelles, ou d’en supprimer tout traitement. Dans ce cas, les données collectées seront conservées par LAW EASE, mais elles ne pourront être utilisées ni donner lieu à traitement que dans la limite du périmètre autorisé par l’utilisateur.

Droit à la portabilité des données personnelles : l’utilisateur peut demander à LAW EASE communication de ses données sous un format informatique structuré, standard et opérable, afin de permettre leur transmission à un autre responsable de traitement.

L’utilisateur pourra exercer ses droits sans avoir à justifier d’un motif précis, gratuitement et sans frais, en contactant directement les services administratifs de la société ou le Délégué à la Protection des Données de LAW EASE, selon modalités rappelées ci- après.

A réception, LAW EASE s’engage à respecter les droits de l’utilisateur et à répondre à sa demande dans les délais et conditions légales. LAW EASE se réserve cependant le droit de refuser toute demande qui serait abusive ou manifestement excessive, et pourra exiger que l’auteur de la demande justifie de son identité.

Si l’utilisateur estime que le traitement de ses données a été́ effectué en violation de la réglementation applicable, il pourra également faire valoir ses droits ou introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. (www.cnil.fr).

L’exercice des droits par l’utilisateur, ainsi que la communication partielle de ses données personnelles, sont susceptibles d’impacter ou de limiter l’étendue ou la qualité des services commandés à LAW EASE. Si tel est le cas, la responsabilité de LAW EASE ne pourra être recherchée, à quelque titre que ce soit.

12 – Délégué à la protection des données

Chaque utilisateur peut exercer ses droits en s’adressant au Délégué́ à la Protection des Données désigné par la société LAW EASE, accessible par courrier à l’adresse suivante : LAW – EASE, 105 avenue Jean Rieux, 31500 Toulouse, ou par email à l’adresse suivante : contact@lawease-avocats.com

Toute demande adressée au DPO devra comporter les coordonnées exactes de l’utilisateur (nom, prénom, dénomination sociale, adresse, n° RCS) et être accompagnée d’un justificatif d’identité ou d’immatriculation.

A réception, le DPO apportera une réponse dans un délai maximum d’un mois, sauf circonstances justifiant une prolongation de ce délai de deux mois (au regard de la complexité́ et du nombre de demandes).

13 – Collecte des données des annonceurs tiers

Les Services de LAW EASE peuvent inclure des liens vers d’autres sites Internet et applications, dans les limites autorisées par le règlement déontologique des Avocats. Si l’utilisateur interagit avec les contenus, publicités et services de ces sites tiers, ceux-ci peuvent collecter des informations concernant leurs données personnelles. La collecte et le traitement des données éventuellement recueillies à l’occasion de ces connexions ne relèvent pas des pouvoirs de LAW EASE et ne pourront en conséquence engager la responsabilité de LAW EASE à quelque titre que ce soit.

14 – Cookies

Lors de ses visites sur le Site, des cookies peuvent s’installer automatiquement sur le logiciel de navigation de l’utilisateur. Ces cookies ont pour finalité de faciliter l’accès aux services et aux rubriques du Site et enregistrent des informations relatives à la navigation de l’utilisateur sur les sites (type de page consultée, date et heure,…) ainsi qu’à ses paramètres et historiques de connexion.

Certaines entreprises tierces sont également susceptibles d’émettre des cookies qui sont accessibles sur les sites de LAW EASE. L’émission et l’utilisation de ces cookies sont soumises aux propres conditions d’utilisation de ces entreprises tierces, et ne peuvent engager la responsabilité de la Société LAW EASE.